Projekt C-08 · Steuerung & Kennzahlen

Zahlstatus-PrüfungBezahlt oder noch offen?

Ist die Rechnung bezahlt – oder ist die Zahlung nur noch nicht zugeordnet?

Rechnungsbetrag, bezahlte Summe und offenen Betrag abgleichen.

Mögliche Banktreffer ergänzen die Prüfung; sie gelten nicht automatisch als Zahlungsausgleich.

Ausgangslage

Offen heißt nicht immer unbezahlt

Im ERP steht eine Rechnung als offen. Das kann zweierlei bedeuten. Entweder fehlt die Zahlung noch. Oder das Geld ist schon eingegangen, aber noch keiner Rechnung zugeordnet.

Der offene Posten allein beantwortet das nicht. Wer nur auf ihn schaut, hält eine bezahlte Rechnung womöglich für offen. Umgekehrt beweist ein Zahlungseingang, der passen könnte, noch keinen Ausgleich.

Hier setzt die Zahlstatus-Prüfung an. Sie legt nebeneinander, was zur Antwort gehört: Rechnung, Zahlungen, offenen Posten und bei Bedarf mögliche Banktreffer. Die Daten kommen aus dem ERP weclapp.

Funktionen im Detail

Die Prüfung in vier Schritten

1Gegenüberstellen

Bruttobetrag, bezahlten und offenen Betrag gegenüberstellen

Rechnungsbetrag, bezahlte Summe und offener Betrag stehen nebeneinander. Maßstab ist der Bruttobetrag, also die Summe einschließlich Steuer.

Bezahlt und offen ergeben zusammen genau diesen Betrag. Ist nur ein Teil beglichen, steht der Rest als offener Betrag daneben.

2Ausgleich

Den Ausgleich offener Posten anzeigen

Eine Rechnung erzeugt einen offenen Posten. Ausgeglichen ist er erst, wenn ihm eine Zahlung zugeordnet ist.

Die Prüfung zeigt den Weg in drei Stationen: Rechnung erstellt, Zahlung eingegangen, Rechnung ausgeglichen. Fehlt die Zuordnung, bleibt der Status offen, auch wenn das Geld schon da ist.

3Zusammenführen

Rechnung und zugehörige Daten zusammenführen

Zur Rechnung gehören weitere Daten: die Zahlungen, der offene Posten und sein Ausgleich. Die Prüfung führt sie zusammen und zeigt sie in einer Ansicht.

Ein n8n-Workflow holt die Daten dafür über die REST-API aus weclapp. Wer prüft, sieht alles an einer Stelle.

4Suchen

Bei Bedarf mögliche noch nicht verbuchte Zahlungen suchen

Ist die Rechnung noch offen, kann die Prüfung nach Zahlungen auf dem Konto suchen, die noch nicht verbucht sind. Ein möglicher Banktreffer erscheint dann neben der Rechnung.

Er ergänzt die Prüfung, gilt aber nicht automatisch als Zahlungsausgleich. Ob er wirklich passt, bleibt eine bewusste Entscheidung.

Die Antwort

Bezahlt oder noch offen?

Bezahlt

Die Zahlung ist der Rechnung zugeordnet, der offene Posten ist ausgeglichen.

Noch nicht zugeordnet

Ein möglicher Banktreffer ergänzt die Prüfung. Als Zahlungsausgleich gilt er nicht automatisch.

Im Detail

Was im Hintergrund läuft

Workflows

Abgleich, Prüfung und Datenübernahme laufen in n8n

Bankabgleich, Zahlstatus-Prüfung und die Übernahme von SEPA-Daten aus dem Shop ins ERP laufen als n8n-Workflows. weclapp ist dafür über die REST-API und Ereignis-Webhooks an n8n angebunden. Die Webhooks melden Ereignisse aus dem ERP, über die API kommen die Daten dazu.

Meldung

Täglich per E-Mail, jede Zeile ein Direktlink

Das Ergebnis des Bankabgleichs kommt täglich per E-Mail. Jede Zeile führt per Direktlink in den passenden Datensatz im ERP. Lässt sich eine Bankzahlung nicht zuordnen, öffnet ihr Link direkt die Buchungsmaske. Von der Meldung bis zur Maske ist es so ein Klick.

Aktualisieren

Ein Knopf stößt den Abgleich neu an

In der E-Mail sitzen Knöpfe. Ein Klick stößt denselben Workflow noch einmal an, das Ergebnis kommt aktualisiert zurück. So muss niemand auf die nächste tägliche Meldung warten. Die Empfänger aktualisieren selbst, ohne die IT einzuschalten.

Zusammenspiel

Die einzelne Rechnung – und das Ganze

Die Zahlstatus-Prüfung klärt die einzelne Rechnung. Zwei verwandte Werkzeuge blicken aufs Ganze: das eine auf die offenen Posten, das andere auf die bezahlten Aufträge.

C-06offen

Forderungs-Monitor

Ordnet offene Posten nach Betrag, Fälligkeit und Verzug und führt von der Summe zu den einzelnen Rechnungen. Ob eine davon wirklich offen ist, klärt die Zahlstatus-Prüfung.
C-07bezahlt

Versand & Vertrieb

Zeigt unter anderem bezahlte, noch nicht verschickte Aufträge. Auch die Auftragsautomatik prüft die Zahlung, bevor Lieferung, Kommissionierliste und Schlussrechnung entstehen.

Demo Zahlstatus: Rechnung RE88001 offen, ein möglicher, noch nicht verbuchter Banktreffer und die Rechnungsdaten — **Bezahlt oder noch offen?**Demo mit Fantasiedaten

Im Überblick