C-06 · Steuerung & Kennzahlen
Offene Forderungen haben unterschiedliche Dringlichkeit.
Offene Posten nach Betrag, Fälligkeit und Verzug ordnen. Von der Gesamtsumme führt die Ansicht zu den einzelnen Rechnungen.
Beim Scrollen werden die Posten nach Alter in Mappen einsortiert.
Ausgangslage
Hinter der Summe offener Forderungen stehen einzelne Rechnungen. Manche sind noch nicht fällig, andere seit Wochen überfällig. Einige sind bewusst vom Mahnen ausgenommen. In der Summe sehen alle gleich aus.
Offene Forderungen sind Umsatz, der noch nicht als Zahlung eingegangen ist. Wer sieht, welche Posten wie lange offen sind, kann gezielt nachfassen, statt jede Rechnung gleich zu behandeln.
Hier setzt der Forderungs-Monitor an. Er trennt fällig und überfällig, ordnet nach Alter und Mahnstufe und hält Mahnsperren sichtbar. Die Kennzahlen dazu entstehen aus Live-Daten.
Funktionen im Detail
Beim Scrollen werden schematische Belege einsortiert – ohne Beträge, ohne Namen. Jede Bewegung zeigt eine Funktion des Forderungs-Monitors.
Die Ansicht beginnt beim Gesamtbetrag der offenen Posten und führt bis zur einzelnen Rechnung. Die Posten kommen in Echtzeit aus dem ERP. Im Schema löst sich die Banderole, und der Stapel zerfällt in einzelne Belege. Jeder Beleg steht für eine offene Rechnung.
Jede Rechnung hat ein Zahlungsziel. Ist es überschritten, gilt der Posten als überfällig. Der Forderungs-Monitor unterscheidet fällige und überfällige Beträge. Neben der Gesamtsumme wird so sichtbar, welcher Teil das Zahlungsziel schon überschritten hat. Im Schema teilt sich der Stapel dafür in zwei Fächer.
Jeder Posten wird nach seinem Alter einer von sieben Klassen zugeordnet: nicht fällig sowie 1–7, 8–14, 15–30, 31–60, 61–90 und über 90 Tage überfällig. Das Schema fasst sie zu drei Mappen zusammen: nicht fällig, 1–30 und 31–60 Tage. Wie voll jede Mappe ist, ergibt die Aging-Struktur. Sie zeigt, ob sich offene Posten in den jüngeren oder in den älteren Klassen sammeln.
Aus den Verzugstagen leitet der Forderungs-Monitor ab, in welche Mahnstufe ein Posten gehört: Zahlungserinnerung ab dem ersten Tag, Mahnungen ab 14, 28 und 42 Tagen, ab 60 Tagen die Prüfung auf Inkasso. Maßstab sind die Tage über dem Zahlungsziel. Im Schema trägt jeder überfällige Beleg einen Signalreiter. Je mehr Verzugstage, desto weiter rückt der Reiter nach rechts.
Eine Mahnsperre nimmt einen Posten bewusst vom Mahnen aus, etwa solange eine Klärung läuft. Der Forderungs-Monitor blendet solche Posten nicht aus, sondern kennzeichnet sie. Im Schema wandern sie mit Büroklammer in eine eigene Mappe. So bleiben sie im Blick und sind trotzdem ausgenommen.
Aus den Mappen entsteht eine Arbeitsliste, das Dringlichste oben. Jede Zeile hat Rechnungsbezug und führt zur zugehörigen Rechnung. Filter grenzen die Liste auf eine Gruppe ein. So wird aus der Übersicht eine Reihenfolge für die Arbeit. Im nächsten Abschnitt steht eine solche Liste mit Beispielposten.
Arbeitsliste
Eine Arbeitsliste mit Beispielposten, nach Dringlichkeit geordnet; im Forderungs-Monitor lässt sie sich nach Gruppen filtern. Rechnung, Kunde und Betrag sind bewusst ausgeblendet; Status und Verzug bleiben lesbar.
10 von 10 Beispielposten
Geordnet nach Dringlichkeit; Posten mit Mahnsperre stehen gekennzeichnet am Ende.
Im Detail
Drei Kennzahlen fassen die Lage der Forderungen zusammen. Sie werden serverseitig aus Live-Daten berechnet und nicht von Hand gepflegt. Hier steht, was sie bedeuten und wie sie zu lesen sind. Echte Werte zeigt diese Seite bewusst nicht.
DSO steht für Days Sales Outstanding. Die Kennzahl gibt an, wie viele Tage im Durchschnitt zwischen Rechnung und Zahlungseingang vergehen. Steigt sie, bleibt Geld länger offen; sinkt sie, gehen Zahlungen schneller ein. Als Durchschnitt zeigt sie die Richtung, aber nicht, welche Rechnung den Ausschlag gibt.
Das Gegenstück für Lieferantenrechnungen, die DPO, zeigt das Einkaufs-Dashboard.
Die Aging-Struktur verteilt die offenen Posten auf Altersklassen, vom noch nicht fälligen bis zum lange überfälligen Posten. Mit jedem Tag ohne Zahlung rückt ein Posten näher an die nächste Klasse. Ein Durchschnitt glättet; die Klassen zeigen, ob viele Posten knapp oder einige deutlich überfällig sind. Im Schema wandert ein unbezahlter Beleg von Mappe zu Mappe.
Ein einfacher Durchschnitt der Verzugstage zählt jede Rechnung gleich. Viele kleine, kurz überfällige Posten können so eine große, lange überfällige Rechnung verdecken. Der betragsgewichtete Verzug gewichtet die Verzugstage jedes Postens mit seinem offenen Betrag. Er zeigt, wie lange das überfällige Geld im Mittel schon aussteht. Im Schema bekommen die Belege die Größe ihres Betrags, und der gewichtete Reiter rückt zur großen Rechnung.
Demo
So sieht die Übersicht in der Demo aus: oben die Kennzahlen, darunter die Forderungen nach Fälligkeit und die Empfehlung je Mahnstufe. Alle Angaben sind Fantasiedaten.
Funktionen
Zusammenspiel
In einer Registratur führen Querverweise zur benachbarten Akte. Hier sind es zwei Werkzeuge aus derselben Zone, Steuerung und Kennzahlen.
Technik & Rolle
Der Forderungs-Monitor ist ein Werkzeug aus Anton Gartmanns n8n-Workflows; aus ihnen stammen 16 der 20 Werkzeuge im Profil.
C-06 Forderungs-Monitor