C-02 · Einkaufs-Dashboard
Bestellvolumen, offene Bestellungen, Liefertermine und Verbindlichkeiten gemeinsam betrachten. Das Dashboard zeigt, wo eine Rückfrage sinnvoll ist.
Ausgangslage
Im Einkauf ist eine Bestellung schnell geschrieben. Dann läuft sie auf ihren Liefertermin zu. Bis zum Wareneingang ist sie bestellt, aber nicht geliefert. In dieser Zeit entstehen die Fragen: Kommt die Ware pünktlich? Wo ist eine Rückfrage sinnvoll?
Daneben läuft das Geld. Die Rechnungen der Lieferanten kommen in einer Reihenfolge an und werden in einer anderen fällig. Und ob viel oder wenig bestellt wird, zeigt erst der Vergleich mit dem Vorjahr.
Das Einkaufs-Dashboard bringt beide Spuren auf eine Seite. Die Daten kommen aus dem ERP weclapp, in dem Einkauf, Verkauf, Lager, Versand und Buchhaltung zusammenlaufen. Die Kennzahlen werden serverseitig aus Live-Daten berechnet, nicht von Hand gepflegt.
Zeitachse
Beispielverlauf mit fünf Bestellungen – ohne echte Lieferanten, Mengen oder Beträge.
offen · überfällig
Die Linie „heute“ wandert über die Zeitachse. Jeder Balken beginnt am Bestelltag und läuft auf seinen Liefertermin zu. Solange die Ware nicht eingegangen ist, bleibt die Bestellung offen. Was eingeht, bekommt den Stempel „Wareneingang“. Was den Termin überschreitet, bleibt rot schraffiert an der Linie hängen.
Rückfrage
Die überfällige Bestellung läuft nicht still weiter, sie bekommt einen Anhänger. Das Dashboard zeigt, wo eine Rückfrage sinnvoll ist. Nicht jede offene Bestellung ist ein Fall dafür: Die unterste ist zwar offen, ihr Termin liegt aber noch vor ihr. Erst der überschrittene Termin macht aus offen überfällig.
Liefertreue
Jeder Wareneingang wird an seinem Liefertermin gemessen: früher, am Termin oder später. Die Eingänge fallen aus der Zeitachse auf eine gemeinsame Skala. Der Balken von der Bestellung bis zum Eingang ist die Lieferzeit. Daraus ergeben sich zwei Kennzahlen, die weiter unten erklärt sind: Liefertreue und Median-Lieferzeit.
Bestellvolumen
Das Vorjahr bleibt als gestrichelte Spur stehen. Das laufende Jahr wächst Monat für Monat in diese Spur hinein – darüber oder darunter. So zeigt sich, ob mehr oder weniger bestellt wird als im gleichen Zeitraum des Vorjahres. Wie das ganze Dashboard stützt sich der Vergleich auf Live-Daten aus dem ERP.
Verlauf frei gewählt, ohne Werte.
Fälligkeit
Rechnungen kommen in der Reihenfolge ihres Eingangs. Eingeordnet werden sie nach dem Tag, an dem sie fällig sind – links, was jetzt fällig ist, rechts, was später kommt. Die Eingangsreihenfolge sagt wenig darüber, was zuerst bezahlt werden muss. Die Fälligkeit schon. Wie lange es im Schnitt bis zur Zahlung dauert, beschreibt die Kennzahl DPO.
Die Ziffer zeigt die Reihenfolge des Eingangs. Ohne Beträge.
KI-Einschätzung
Erst stehen die Kennzahlen, dann kommt die Einschätzung dazu. Die Zahlen werden berechnet, nicht geschätzt. Ein KI-Modell bewertet sie und gibt priorisierte Handlungsempfehlungen dazu. Es ersetzt keine Kennzahl, es ordnet sie ein. Im Beispiel folgt auf die überfällige Lieferung der Hinweis, den Liefertermin zu prüfen.
Funktionen
Im Detail
DPO, Liefertreue und Median-Lieferzeit werden serverseitig aus Live-Daten berechnet. Was sie bedeuten, zeigen die Zettel – mit Beispielverläufen, ohne Werte. Der vierte zeigt, wie die KI-Einschätzung ihre Empfehlungen ordnet.
DPO steht für Days Payable Outstanding: die durchschnittliche Zahlungsdauer gegenüber Lieferanten. Sie beschreibt, wie viele Tage im Schnitt vergehen, bis eine Lieferantenrechnung bezahlt ist. Zusammen mit der Einordnung nach Fälligkeit zeigt sie die Zahlungsseite des Einkaufs. Das Gegenstück für Kundenrechnungen, die DSO, berechnet der Forderungs-Monitor.
Die Liefertreue beschreibt, wie zuverlässig zugesagte Liefertermine eingehalten werden. Die Frage dahinter: Welcher Anteil der Wareneingänge kommt bis zum Termin? Eine einzelne überfällige Bestellung ist ein Fall für die Rückfrage. Die Liefertreue zeigt dagegen ein Muster, das sich erst über viele Wareneingänge ergibt.
Die Lieferzeit ist die Spanne von der Bestellung bis zum Wareneingang. Ordnet man alle Lieferzeiten der Länge nach, ist der Median der Wert in der Mitte. Eine einzelne, sehr späte Lieferung zieht den Durchschnitt nach oben. Der Median bleibt stehen und zeigt, wie lange eine Lieferung üblicherweise dauert.
Die KI-Einschätzung bewertet die berechneten Kennzahlen und gibt Handlungsempfehlungen in einer Rangfolge aus. Oben steht, was zuerst Aufmerksamkeit braucht, darunter, was warten kann. So wird aus mehreren Auffälligkeiten eine Reihenfolge für die Arbeit. Die Empfehlungen im Bild sind frei formulierte Beispiele zu den Bestellungen auf dieser Seite.
Zusammenspiel
Alle Werkzeuge arbeiten mit denselben Daten aus dem ERP. Drei hängen eng mit dem Einkauf zusammen.
Technik & Rolle
Das Einkaufs-Dashboard ist eines der Echtzeit-Dashboards aus dem ERP. Es ist ein Werkzeug aus Anton Gartmanns n8n-Workflows; aus ihnen stammen 16 der 20 Werkzeuge im Profil.